Welche BPM-Software für wen? – drei Fragen, die Klarheit schaffen

Kategorien: Geschäftsprozesse

Abkürzungen

  • BPM [Business-Process-Management] – Geschäftsprozessmanagement
  • BPMA [Business Process Modeling & Analysis] – Analyse & Modellierung von Geschäftsprozessen
  • BPMN [Business Process Modeling Notation] – grafische Spezifikationssprache zur Darstellung von Geschäftsprozessen
  • BPMS [BPM-System] – BPM-/Workflow-Engine zur Ausführung von Geschäftsprozessen
  • SaaS [Software-as-a-Service] – Software, die von einem Anbieter als Dienstleistung bereitgestellt wird

Folgende Fragen können Klarheit darüber schaffen, für welche Anforderungen sich welche BPM-Software am ehesten eignet.

1. Wozu will man BPM-Software einsetzen?

BPM-Software kann in BPMA- & BPMS-Software unterteilt werden. Mit reinen Business-Process-Modeling-&-Analysis-Tools (BPMA) werden Geschäftsprozesse einfach nur visualisiert. Das reicht beispielsweise dann aus, wenn man Geschäftsprozesse einfach nur dokumentieren, analysieren und modellieren will.

Sollen Geschäftsprozesse dagegen automatisiert werden, braucht man ein Business-Process-Management-System (BPMS). Ein BPMS kann beispielsweise Workflow-Beteiligten unter Berücksichtigung von Berechtigungen Aufgaben zuweisen und unternehmens-interne und externe Services zur Abarbeitung von Teilschritten verbinden (orchestrieren).

Ein Ansatz zur Integration von BPMA und BPMS bietet die Business-Process-Modelling-Notation (BPMN). Unterstützen BPMA-Software und BPMS beide die BPMN, besteht die Möglichkeit, Geschäftsprozesse integiert zu analysieren, modellieren und zu automatisieren.

2. Wer soll die BPM-Software betreuen?

Für Unternehmen, die BPM-Software nicht selbst betreuen können oder wollen, bietet sich die Nutzung einer Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) an. Dabei wird die BPM-Software einfach nur genutzt und von einem externen Anbieter bereitgestellt. SaaS-Lösungen sind in der Regel gut skalierbar und können der Größe eines Unternehmens angepasst werden.

3. Soll die BPM-Software Bestandteil einer anderen Software sein?

Betreut man eine BPM-Software selbst, kann diese ein eigenständiges Tool oder Bestandteil (Embedded BPMS) einer anderen Software sein, zB einer Customer-Relationship-Management(CRM)- oder Enterprise-Resource-Planing(ERP)-Software. Einem embedded BPMS stehen normalerweise die Funktionen der umgebenden Software zur Verfügung, dafür beschränkt sich der Einsatz aber auch weitestgehend auf diese Umgebung.

Generell stellt sich die Frage, ob man bei BPM-Software als propritäre oder als Open-Source-Software nutzt. Neben den eingesparten Anschaffungskosten bietet Open-Source-Software die Vorteile der Herstellerunabhängigkeit und der Tatsache, das Know-How für Anpassungen im eigenen Unternehmen zu haben.

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